Archiviazione Documentale 

 e Gestione Archivi

NOVA Service prende in carico i vostri documenti, elabora adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.

Archivi Correnti

Sono costituiti dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente. Per la gestione degli archivi correnti interveniamo nella definizione e nella progettazione di strumenti e metodi che garantiscano la corretta formazione dell'archivio, in modo da consentire un'efficace e rapida ricerca dei documenti e un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà un archivio di deposito.

Archivi di Deposito

Sono costituiti dal materiale documentario non più utilizzato per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi.

Per la gestione degli archivi di deposito offriamo un servizio che garantisca:

> la corretta conservazione fisica dei supporti "FILE" e la razionale gestione degli eventi che caratterizzano l'archivio in questa fase del suo ciclo di vita;

> il reperimento delle unità documentali in caso di necessità di consultazione con la produzione di report statistici;

> software dedicato istallato presso il cliente con accesso a mezzo pasword per la consultazione dei "FILE" archiviati.

Archivi Storici

È costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell'Ente, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento. La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla catalogazione ed alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica.

Protocollo e gestione digitale dei file

FUNZIONALITA' del Service Pratiche NOVA NETWORK:

  • funzione creazione pratica e di protocollo
  • scansione singola pagina e multi pagine
  • generazione file pdf, jpg e bmp da scansioni
  • associazione numero illimitato di file ad un protocollo/pratica
  • anagrafica contatti collegata multi utenza e utilizzo in rete
  • possibilità di impostare permessi personalizzati utilizzo per ogni utente
  • catalogazione e ricerca protocolli per tag
  • chat interna tra utenti del programma
  • gestione multi-anagrafiche "multiazienda/multisettore"
  • gestione pratiche : gestione degli stati e scadenze multiple
  • interrogazione per posizione archivio
  • destinatari e mittenti multipli per protocollo
  • modelli documenti dinamici
  • notifiche di invio e ricezione pratiche/protocolli
  • esportazione pratiche/protocolli con file allegati
  • stampa registro giornaliero
  • firma digitale e applicazione di una marca temporale sui documenti con sistema DIKE-Infocert
  • Impronta SHA1 , verifica integrità documento allegato
  • approvazione documento: processo per l'approvazione di un documento da parte di utenti abilitati